Abruf aller relevanten Daten für die eCommerce Buchhaltung!
Wer kennt es nicht! Monatsende und der Steuerberater benötigt alle Daten aus sämtlichen Quellen der eCommerce-Welt. Dazu gehört mittlerweile nicht nur Amazon Sellercentral oder Pay und PayPal, sondern auch die Zahlschnittstellen eBay, Stripe, Klarna sowie die Daten aus der Warenwirtschaft. Außerdem müssen diese dann auch noch an den Steuerberater übermittelt werden.
Was wäre, wenn es hier eine optimierte Lösung für Onlinehändler und deren Steuerberater gäbe?
Gibt es! Mit der FIBUscan Onlinehandelschnittstelle ist die Zusammenarbeit zwischen Onlinehändler und Steuerberater total easy. Zudem müssen keine einzelnen Daten separat abgerufen und herumgeschickt werden.
Mit der eCommerce-Lösung von FIBUscan werden die Daten direkt an der Quelle über eine API (Schnittstelle) abgerufen und auch gleich für den Steuerberater zur Verfügung gestellt.
In dem Video habe ich kurz vorgeführt, wie einfach es ist, die Daten mit der Schnittstelle abzurufen.
Der Clou dabei, die abgerufen Daten können direkt in der FIBUscan Onlinehandelschnittstelle verarbeitet werden. Der Steuerberater erhält dann einen optimierten Datensatz (GoPD-konform), welchen er in seine Finanzbuchhaltung übernehmen kann.
Weitere Videos, insbesondere das parsen/verarbeiten der Daten werden ich demnächst aufnehmen.
Also, wenn Ihr Euch noch selbst verwaltet mit unnötigen Tätigkeiten, schaut euch einfach FIBUscan mal an 😉 …
Dies ist einer der ersten Beiträge in der Kategorie Digitale Buchhaltung. Ich werde in diesem Beitrag die Erfassungssoftware FIBUscan von FIBUdata aus Andernach vorstellen.
Ich selbst arbeit schon seit Anfang an (glaube ab dem Jahr 2008) mit FIBUscan. Damals sah diese Erfassungssoftware (Name DigiFIBU) noch etwas anders aus als die heutige Version. Aber der Workflow und die Ausrichtung der Software ist fast noch identisch. Ich und meine Kollegen, benutze FIBUscan noch heute für den größten Teil unserer Buchhaltungen. Dabei kann man folgende Features hervorheben, welche einem Buchhalter das Leben sehr vereinfachen:
einfache Belegerfassung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen inkl. OCR-Texterkennung
einfache Integration der Banken per HBCI
tolle Archivfunktion und Suche von Belegen
keine Cloud-Software (Windows-Client)
gute Anbindung an unsere Finanzbuchhaltung in der Kanzlei (ADDISON) inkl. Belegintegration pro Buchungssatz
viele Importmöglichkeiten per CSV etc.
keine starre monatliche Buchhaltung mehr, agiles Arbeiten möglich
Diese Vorteile sind mir als Nutzer und Buchhalter auf jedenfall aufgefallen bzw. ich schätze diese noch immer.
Aus sich meiner Mandanten, die mit FIBUscan arbeiten oder bei denen wir FIBUscan einsetzten, höre ich sehr oft folgende Argumente:
gute Übersicht der Forderungen und Verbindlichkeiten (OP-Listen)
super einfache Bedienung im Alltag
gute Zahlungsmöglichkeit der offenen Rechnungen mittels HBCI
einfache Kommunikation mit dem Steuerberater (Belege verbleiben bei dem Mandant)
Dies Aufzählungen sind natürlich nicht vollständig und kann mit Sicherheit noch erweitert werden. Ich wollte hier nur einen Überblick über die Leistungsfähigkeit von FIBUscan aus Sicht des Buchhalters und des Mandanten aufzeigen.
Was kann man mit FIBUscan alles machen?
So und nun kommen wir mal zu den Basisfunktionen von FIBUscan. Die Basisfunktionen sind alle Funktionen, welche die Software von Haus aus mit sich bringt. zusätzlich zu den Basisfunktionen kann man Zusatzfunktionen dazu buchen.
Die Basisfunktionen beinhalten unter anderem:
Scannen von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen
OCR-Texterkennung (einmalige Kosten für die Abby OCR-Lizenz)
Import von Eingangsrechnungen per Scan, PDF oder als E-Mail
Import von Ausgangsrechnungen per CSV, Excel, PDF und DATEV KNE mit PDF-Import
Einrichtung von wiederkehrender Rechnungen
Mahnwesen (3-stufig) mit Formular-Designer zur individuellen Anpassung
Fakturierung: Erstellung von Ausgangsrechnungen inkl. Artikelverwaltung, Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Lieferscheinen
Zahlungsvorschlagslisten (OP-Listen) für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
Einzel- oder Sammelüberweisungen oder Einzugsermächtigungen
SEPA Überweisungen per HBCI (EBICS Verfahren kostenpflichtig)
automatischer Abgleich der offenen Posten mit den Bankbuchungen
Archivierung der gescannten Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen inkl. digitaler Kontoauszug
Als Zusatzfunktionen kann man folgenden Module zubuchen:
Erweitertes Archiv: Hier kann man sämtliche Darlehensverträge, Peronalverträge, Leasingverträge etc. mit Laufzeiten hinterlegen.
Rechtevergabe: Standardmäßig hat der Benutzer Zugriff auf alle Bereiche von FIBUscan. Mit dem Modul Rechtevergabe kann man jeden Mitarbeiter der Software individuelle Rechte vergeben (z.B. kein Zugriff auf Bank und nur auf Lieferanten).
Freigabecenter: Die erfassten Eingangsrechnungen können über einen Workflow von den zutreffenden Verantwortlichen zur Zahlung freigegeben werden. Dies kann aktuell auch mit einer App für Mobilegeräte erfolgen.
Backup-Funktion: Hier kann man wählen, ob die erfassten Belege zusätzlich noch bei FIBUdata auf einem abgesichertem Server archiviert werden.
OCR-Performance: Bei größeren Belegaufkommen, kann man mit diesem Modul mehrere OCR-Prozesse aktivieren. So wird die OCR-Texterkennung für die Belege schneller.
Kostenstellen: Es können 2 Kostenstellen verwendet werden, welche so auch in den Import für den Steuerberater berücksichtigt werden.
Volltextsuche: In der Grundfunktion werden nur die wichtigsten Daten eines Belege wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. gespeichert. Mit der Volltextsuche wird der komplette Beleg erfasst und über die Archivfunktion kann nach nach allen Elementen wie z.B. Artikelnummern oder ähnlichem suchen.
Kontierungstool: Dies ermöglich den Mandanten selbst zu buchen und diese Buchungen dann an den Steuerberater oder in deren Finanzbuchhaltung zu übernehmen.
Revisionssichers Archivieren: Mit diesem Modul ist es möglich die Originalbelege nach dem erfassen zu vernichten.
Wer kann FIBUscan benutzen?
Grundsätzlich kann FIBUscan von jedem genutzt werden! es gibt lediglich Einschränkungen für das Betriebssystem. Folgende Systemvoraussetzungen hat FIBUscan:
Windows 10, 8, 7 und Vista (32/64 Bit-Systeme)
mindestens 2 GB RAM
mindestens Dual Core Prozessor
Für eine optimales Arbeiten werden folgende Empfehlungen ausgesprochen:
mindestens 1 GB freier Arbeitsspeicher
mindestens 26″ Monitor mit einer Auflösung von 1.920 x 1.080 px
TWAIN-kompatibler Scanner/Treiber
Was kostet FIBUscan?
Der finanzielle Aufwand für FIBUscan ist meiner Meinung nach sehr überschaubar. Da die meisten über einen leistungsfähigen PC verfügen, kann man FIBUscan in der Regel auf allen aktuellen Systemen installieren. Lediglich einen guten Dokumenten-Scanner müssen die meisten anschaffen. Bei der Anschaffung eines guten Desktop-Dokumentenscanners muss man mit ca. 300-400€ rechnen. Zusätzlich benötigt man eine OCR-Lizenz für die Texterkennung der erfassten Belege. Diese kostet für 1.000 Scans im Monat einmalig 99,- € netto. Die Nutzung der FIBUscan Software mit den Basisfunktionen schlägt mit 29,- € netto zu buche. Zusammenfassend kann man die Aufwendungen für FIBUscan wie folgt:
Einmalige Kosten:
1.000er OCR-Lizenz = 99,- €
Desktop-Scanner = 350,- €
Laufende Kosten:
FIBUscan mit Basisfunktionen = 29,- €
FIBUscan Screens – kurzer Überblick über die Software
FIBUscan – Faktura – einfach Rechnungen schreiben und direkt verbuchen
FIBUscan – Übersicht der offenen Posten (hier Lieferanten) mit Zahlungsziel etc.
FIBUscan – Erfassung von Eingangsrechnungen / Kreditoren
FIBUscan – Berater-Modul – Verbuchen von Eingangsrechnungen
FIBUscan – Bankkontenabgleich
FIBUscan – Ausgangsrechnungen / Debitoren
Mein Fazit zu FIBUscan
Ich persönlich kann allen nur empfehlen sich diese Erfassungssoftware anzuschauen und eventuell auch einfach mal zu testen. Mit FIBUscan konnten wir bei den meisten Finanzbuchhaltungen ca. 50% Zeit einsparen. Abgesehen von der eingesparten Zeit ist die Kommunikation bzw. Zusammenarbeit mit dem Mandaten deutlich einfacher geworden. Es gibt einfach viel weniger Reibungsverluste durch ständige Belegübergaben. Zudem können wir die laufenden Buchhaltungen agil bearbeiten, was uns eine deutlich größere Flexibilität ermöglicht.
Erfahrungsgemäß waren alle Mandanten froh eine solche Lösung angeboten zu bekommen. Sicher passt es nicht auf jeden Mandant, aber die meisten Mandate lassen sich deutlich vereinfachen.
Ich hoffe ich konnte einen kleinen Einblick in die Software geben. Bei Fragen könnt Ihr einfach die Kommentarfunktion nutzen.
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