Die Digitalisierung ist nicht aufzuhalten. Auch wir Steuerberater und Buchhaltungsdienstleister können uns dem nicht mehr verwehren. Insbesondere da sich die GoBD – Stand 28. November 2019 – (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) für die Digitalisierung geöffnet hat, werden hier immer mehr Softwarelösungen angeboten, sowie ständig weiterentwickelt.
Der erste Schritt zur Digitalisierung bzw. Digitalen Finanzbuchhaltung ist das digitale erfassen der Belege. Meistens werden Belege, wie z.B. Ausgangsrechnungen, schon digital übermittel bzw. versendet (wie z.B. ZUGFeRD). Bei allen anderen Papierrechnungen, wie z.B. Barquittungen, Eingangsrechnungen, muss die Erfassung mittels Scanner erfolgen. Hier empfiehlt sich in der Regel eine Handelsüblicher Dokumentenscanner.
Wie Eingangs schon erwähnt wächst der Markt für digitale Finanzbuchhaltungs-Softwarelösungen fast täglich. Die Entwicklungen auf diesen Markt ist absolut noch nicht beendet, da gerade im Bereich der Texterkennung (OCR – optical character recognition) und automatischen Zuordnung von Geschäftsvorfällen, besonderes Augenmerk liegt.
Ein ledigliches einscannen von Rechnungen ist keine digitale Finanzbuchhaltung!
Die optimalen digitalen Lösungen haben neben den Buchhaltungsfunktionen zusätzlich noch Archivierungsfunktionen. Zudem bieten viele Softwarelösungen zusätzlich Funktionen wie z.B. Online-Banking, Fakturierung und digitale Kassenbücher an.
Gerade aus obigen Gründen ist es wichtig einen richtigen Partner (z.B. Steuerberater) für die Zusammenarbeit im Rahmen der Finanzbuchhaltung und den Austausch der digitalen Belege zu haben.