FIBUscan Logo

Dies ist einer der ersten Beiträge in der Kategorie Digitale Buchhaltung. Ich werde in diesem Beitrag die Erfassungssoftware FIBUscan von FIBUdata aus Andernach vorstellen.

Ich selbst arbeit schon seit Anfang an (glaube ab dem Jahr 2008) mit FIBUscan. Damals sah diese Erfassungssoftware (Name DigiFIBU) noch etwas anders aus als die heutige Version. Aber der Workflow und die Ausrichtung der Software ist fast noch identisch. Ich und meine Kollegen, benutze FIBUscan noch heute für den größten Teil unserer Buchhaltungen. Dabei kann man folgende Features hervorheben, welche einem Buchhalter das Leben sehr vereinfachen:

• einfache Belegerfassung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen inkl. OCR-Texterkennung
• einfache Integration der Banken per HBCI
• tolle Archivfunktion und Suche von Belegen
• keine Cloud-Software (Windows-Client)
• gute Anbindung an unsere Finanzbuchhaltung in der Kanzlei (ADDISON) inkl. Belegintegration pro Buchungssatz
• viele Importmöglichkeiten per CSV etc.
• keine starre monatliche Buchhaltung mehr, agiles Arbeiten möglich

Diese Vorteile sind mir als Nutzer und Buchhalter auf jedenfall aufgefallen bzw. ich schätze diese noch immer.

Aus sich meiner Mandanten, die mit FIBUscan arbeiten oder bei denen wir FIBUscan einsetzten,  höre ich sehr oft folgende Argumente:

• gute Übersicht der Forderungen und Verbindlichkeiten (OP-Listen)
• super einfache Bedienung im Alltag
• gute Zahlungsmöglichkeit der offenen Rechnungen mittels HBCI
• einfache Kommunikation mit dem Steuerberater (Belege verbleiben bei dem Mandant)

Dies Aufzählungen sind natürlich nicht vollständig und kann mit Sicherheit noch erweitert werden. Ich wollte hier nur einen Überblick über die Leistungsfähigkeit von FIBUscan aus Sicht des Buchhalters und des Mandanten aufzeigen.

Was kann man mit FIBUscan alles machen?

So und nun kommen wir mal zu den Basisfunktionen von FIBUscan. Die Basisfunktionen sind alle Funktionen, welche die Software von Haus aus mit sich bringt. zusätzlich zu den Basisfunktionen kann man Zusatzfunktionen dazu buchen.

Die Basisfunktionen beinhalten unter anderem:

• Scannen von Eingangsrechnungen, Ausgangsrechnungen und Kassenbelegen
• OCR-Texterkennung (einmalige Kosten für die Abby OCR-Lizenz)
• Import von Eingangsrechnungen per Scan, PDF oder als E-Mail
• Import von Ausgangsrechnungen per CSV, Excel, PDF und DATEV KNE mit PDF-Import
• Einrichtung von wiederkehrender Rechnungen
• Mahnwesen (3-stufig) mit Formular-Designer zur individuellen Anpassung
• Fakturierung: Erstellung von Ausgangsrechnungen inkl. Artikelverwaltung, Angebotserstellung, Auftragsbestätigung und Lieferscheinen
• Zahlungsvorschlagslisten (OP-Listen) für Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Einzel- oder Sammelüberweisungen oder Einzugsermächtigungen
  • SEPA Überweisungen per HBCI (EBICS Verfahren kostenpflichtig)
  • automatischer Abgleich der offenen Posten mit den Bankbuchungen
• Archivierung der gescannten Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Kassenbelegen inkl. digitaler Kontoauszug

Als Zusatzfunktionen kann man folgenden Module zubuchen:

• Erweitertes Archiv: Hier kann man sämtliche Darlehensverträge, Peronalverträge, Leasingverträge etc. mit Laufzeiten hinterlegen.
• Rechtevergabe: Standardmäßig hat der Benutzer Zugriff auf alle Bereiche von FIBUscan. Mit dem Modul Rechtevergabe kann man jeden Mitarbeiter der Software individuelle Rechte vergeben (z.B. kein Zugriff auf Bank und nur auf Lieferanten).
• Freigabecenter: Die erfassten Eingangsrechnungen können über einen Workflow von den zutreffenden Verantwortlichen zur Zahlung freigegeben werden. Dies kann aktuell auch mit einer App für Mobilegeräte erfolgen.
• Backup-Funktion: Hier kann man wählen, ob die erfassten Belege zusätzlich noch bei FIBUdata auf einem abgesichertem Server archiviert werden.
• OCR-Performance: Bei größeren Belegaufkommen, kann man mit diesem Modul mehrere OCR-Prozesse aktivieren. So wird die OCR-Texterkennung für die Belege schneller.
• Kostenstellen: Es können 2 Kostenstellen verwendet werden, welche so auch in den Import für den Steuerberater berücksichtigt werden.
• Volltextsuche: In der Grundfunktion werden nur die wichtigsten Daten eines Belege wie z.B. Rechnungsnummer, Datum, Betrag etc. gespeichert. Mit der Volltextsuche wird der komplette Beleg erfasst und über die Archivfunktion kann nach nach allen Elementen wie z.B. Artikelnummern oder ähnlichem suchen.
• Kontierungstool: Dies ermöglich den Mandanten selbst zu buchen und diese Buchungen dann an den Steuerberater oder in deren Finanzbuchhaltung zu übernehmen.
• Revisionssichers Archivieren: Mit diesem Modul ist es möglich die Originalbelege nach dem erfassen zu vernichten.

Wer kann FIBUscan benutzen?

Grundsätzlich kann FIBUscan von jedem genutzt werden! es gibt lediglich Einschränkungen für das Betriebssystem. Folgende Systemvoraussetzungen hat FIBUscan:

• Windows 10, 8, 7 und Vista (32/64 Bit-Systeme)
• mindestens 2 GB RAM
• mindestens Dual Core Prozessor

Für eine optimales Arbeiten werden folgende Empfehlungen ausgesprochen:

• mindestens 1 GB freier Arbeitsspeicher
• mindestens 26″ Monitor mit einer Auflösung von 1.920 x 1.080 px
• TWAIN-kompatibler Scanner/Treiber

Was kostet FIBUscan?

Der finanzielle Aufwand für FIBUscan ist meiner Meinung nach sehr überschaubar. Da die meisten über einen leistungsfähigen PC verfügen, kann man FIBUscan in der Regel auf allen aktuellen Systemen installieren. Lediglich einen guten Dokumenten-Scanner müssen die meisten anschaffen. Bei der Anschaffung eines guten Desktop-Dokumentenscanners muss man mit ca. 300-400€ rechnen.
Zusätzlich benötigt man eine OCR-Lizenz für die Texterkennung der erfassten Belege. Diese kostet für 1.000 Scans im Monat einmalig 99,- € netto.
Die Nutzung der FIBUscan Software mit den Basisfunktionen schlägt mit 29,- € netto zu buche. Zusammenfassend kann man die Aufwendungen für FIBUscan wie folgt:

1. Einmalige Kosten:
   • 1.000er OCR-Lizenz = 99,- €
   • Desktop-Scanner = 350,- €
2. Laufende Kosten:
   • FIBUscan mit Basisfunktionen = 29,- €

FIBUscan Screens – kurzer Überblick über die Software

FIBUscan – Faktura – einfach Rechnungen schreiben und direkt verbuchen

FIBUscan – Übersicht der offenen Posten (hier Lieferanten) mit Zahlungsziel etc.

FIBUscan – Erfassung von Eingangsrechnungen / Kreditoren

FIBUscan – Berater-Modul – Verbuchen von Eingangsrechnungen

FIBUscan – Bankkontenabgleich

FIBUscan – Ausgangsrechnungen / Debitoren

Mein Fazit zu FIBUscan

Ich persönlich kann allen nur empfehlen sich diese Erfassungssoftware anzuschauen und eventuell auch einfach mal zu testen. Mit FIBUscan konnten wir bei den meisten Finanzbuchhaltungen ca. 50% Zeit einsparen. Abgesehen von der eingesparten Zeit ist die Kommunikation bzw. Zusammenarbeit  mit dem Mandaten deutlich einfacher geworden. Es gibt einfach viel weniger Reibungsverluste durch ständige Belegübergaben. Zudem können wir die laufenden Buchhaltungen agil bearbeiten, was uns eine deutlich größere Flexibilität ermöglicht.

Erfahrungsgemäß waren alle Mandanten froh eine solche Lösung angeboten zu bekommen. Sicher passt es nicht auf jeden Mandant, aber die meisten Mandate lassen sich deutlich vereinfachen.

Ich hoffe ich konnte einen kleinen Einblick in die Software geben. Bei Fragen könnt Ihr einfach die Kommentarfunktion nutzen.